Gerechtshof Amsterdam geeft praktische tips

Op uitnodiging van het gerechtshof Amsterdam wordt het ABB bijgepraat over het nieuwe rolreglement en ontvangen we praktische tips over het procederen in hoger beroep. Uitwisseling van kennis en ervaring tussen de rechtspraak en de advocatuur in Amsterdam bevordert een efficiënte rechtsgang. Waar loopt een ieder tegen aan, wat kan anders en vooral wat beter?

Tekst: Lara Smeets & Yvette Kouwenberg

Met dat doel heeft het hof in het najaar van 2015 een ‘rondetafelgesprek’ geïnitieerd met de Deken en een aantal grote advocatenkantoren. De bedoeling is dat eenzelfde gesprek minimaal eens per jaar wordt gevoerd met steeds een wisselende setting van deelnemende advocaten.

Het hof hecht namelijk aan een goede communicatie en informatievoorziening. Dat geldt vooral in deze tijden van veranderingen. Het nieuwe landelijkprocesreglement voor civiele dagvaardingszaken bij de gerechtshoven gaat per 1 september 2016 in. Het nieuwe reglement vervangt daarmee het pilotreglement in Amsterdam (en in ’s-Hertogenbosch) en heeft directe werking. Het geldt dus voor zaken die zowel voor als na 1 september 2016 voor het eerst op een roldatum zijn ingeschreven. In de ressorten waar geen pilot heeft gedraaid geldt een overgangsregeling, bestaande uit een eenmalig uitstel.

De meest in het oog springende wijzigingen ten opzichte van het oude procesreglement worden hieronder kort uiteengezet. Daarbij worden de bepalingen over kort geding buiten beschouwing gelaten.

1603-papier

Uniformiteit
U kunt opgelucht adem halen want met nieuwe rolreglement doet een uniform landelijk procesreglement zijn herintrede. De grootste verschillen tussen de (pilot)reglementen in de ressorten zijn daarmee per 1 september 2016 verleden tijd. Dat is overzichtelijker voor zowel de rechtspraak als de advocatuur. Let op: verschillen in de manier waarop zaken bij de hoven moeten worden aangeleverd kunnen blijven bestaan.

Termijnen
De afschaffing van het pilotreglement brengt in Amsterdam (en in ’s-Hertogenbosch) mee dat de roltermijnen langer worden. In Arnhem-Leeuwarden en Den Haag daarentegen moeten ze met de overstap naar het nieuwe procesreglement juist een tandje bijzetten.

De langere termijnen in Amsterdam gelden zowel voor de rechtspraak als voor de advocatuur. Bestond onder de pilot nog het streven om binnen 6 weken na het vragen van arrest te wijzen, is die termijn verlengd naar 10 weken. Daarmee wordt tegemoetgekomen aan de werkdruk bij de hoven. Tegelijkertijd wordt procespartijen een meer realistische datum gegeven voor een uitspraak in de zaak. Verwachtingen bij de klant zullen dus beter kunnen worden gemanaged.

Ook wij advocaten krijgen meer tijd voor proceshandelingen. De termijn voor indiening van een memorie en akte blijft weliswaar op 6 weken staan, maar een laatste uitstel wordt vanaf 1 september 2016 ambtshalve voor 4 weken verleend. Dat is een verlenging van twee extra weken. Maar let op, u krijgt vervolgens geen waarschuwing meer dat u nu toch echt moet dienen. Het is dus raadzaam het digitale roljournaal minimaal wekelijks in de gaten te houden.

Regie
Daarnaast heeft maatwerk ook meer aandacht gekregen door KEI. De (rol)raadsheren krijgen meer regie, maar ook advocaten kunnen een actieve rol spelen in een procedure. Zo zijn afwijkingen van het rolreglement mogelijk, bijvoorbeeld als advocaten het eens zijn over langere termijnen. Let wel: langer uitstel in afwijking van de gebruikelijke termijnen is mogelijk, mits kan worden uitgelegd waarom doorhaling in dat geval niet gelegen zou zijn. Een ander voorbeeld van maatwerk is dat advocaten in afwijking van het vaste stramien van grieven, antwoord, arrest/pleidooi in samenspraak kunnen verzoeken om een (meervoudige) comparitie van partijen of zelfs (in grote zaken) gezamenlijk de voorkeur uitspreken voor een regiezitting om de verdere gang van zaken te (laten) bepalen.

Werkwijze
Onder het nieuwe rolreglement wordt al geëxperimenteerd met digitaal procederen. Helaas nog niet per email of via een systeem waarin stukken kunnen worden geüpload – daar wordt hard aan gewerkt. In sommige omvangrijke procedures worden op initiatief van het hof stukken zowel in hard copy als per cd-rom of op een usb stick aangeleverd. De opmaat naar KEI is voorzichtig gemaakt.

Contact met de griffie
De griffie staat ons advocaten graag te woord. Sommige vragen kunnen echter worden beantwoord door het roljournaal te raadplegen. Dit wordt elke dinsdag en woensdag gemuteerd. De wijzigingen zijn de volgende dag al zichtbaar voor advocaten.

In het verlengde hiervan wordt ons geadviseerd binnen 48 uur schriftelijk te reageren op een verzoek van de wederpartij voor bijvoorbeeld een uitstel. Vaak blijft een reactie van de andere kant achterwege. Als de griffie vervolgens voor de zekerheid met de betreffende advocaat belt, blijkt deze vaak toch bezwaar te hebben tegen het verzoek de wederpartij. Kortom: kom op tijd in actie, om te voorkomen dat het verzoek van de wederpartij wordt gehonoreerd.

Tips & tricks
Het aanleveren van stukken blijkt c.q. blijft een heet hangijzer. Klaarblijkelijk worden er soms ware puzzels door advocaten aangeleverd. Papieren stapels, zonder inhoudsopgave of tussenbladen. Het advies en devies van het hof luidt daarom: ‘Probeer je in te leven hoe wij het dossier makkelijk kunnen lezen. Lever niet alles door elkaar aan, maar orden het. Dat scheelt ons tijd. Tijd is kostbaar en die besteden wij liever aan de inhoud van een dossier. Lever een stuk of procesdossier daarom aan zoals je het zelf zou willen ontvangen.’

De drie basiselementen zijn daarom:

  1. zorg voor een duidelijk productieoverzicht, waarbij de producties worden doorgenummerd ten opzichte van de producties in eerste aanleg of eerdere producties in appel;
  2. procesdossiers moeten worden voorzien van met een inventarisatielijst waarbij de stukken van oud naar jong zijn geordend, en
  3. onderscheid producties/processtukken door middel van tabbladen die uitsteken.

Let u daarbij overigens ook op het gewicht van het stuk dat u naar het hof stuurt. ‘Dat klinkt wat gek, maar de stukken komen aan in onze postkamer en worden van daaruit naar andere afdelingen getransporteerd’, aldus het hof. U kunt zich de logistieke uitdaging voorstellen als de dozen tot de nok zijn gevuld met stukken en loodzwaar zijn. ‘Er is wel eens een procesdossier in een doos van 1 bij 2 meter aangeleverd. Laat daar ook nog net de bodem onderuit vallen…’. Misschien doet u dit een beetje gniffelen, maar wees gewaarschuwd: het hof ziet per 1 september 2016 strikter toe op de wijze waarop stukken worden aangeleverd. Gebeurt dat niet behoorlijk, dan kunt u uw stukken ‘onbestelbaar’ retour verwachten.

Bij het onderwerp mondelinge behandeling, in welke vorm dan ook, wordt als tip meegegeven dat wij advocaten zorgvuldig moeten beslissen hoeveel spreektijd we daadwerkelijk nodig denken te hebben. Vragen we extra tijd aan of is dat niet echt noodzakelijk? Het hof heeft de indruk dat advocaten vanuit de wens om volledig te zijn de zaak nog eens van begin tot het eind willen doorlopen. Een dergelijke herhaling van zetten heeft echter niet de voorkeur van raadsheren: ‘We hebben het dossier gelezen. Het is daarom niet nodig om alles wat al op papier staat nog een keer te stellen. Houd het kort en beperk je tot de kern van de zaak. Dat wil zeggen: wat klopt er nu niet aan het vonnis in eerste aanleg. Zodoende blijft er voldoende tijd over voor het juridisch debat.’
Tot slot nog wat aanbevelingen van (tekst)inhoudelijke aard:

  • ook in stukken dient herhaling te worden vermeden. Knip en plak dus geen tekst uit stukken in eerste aanleg;
  • gebruik korte, heldere zinnen;
  • sluit aan bij spreektaal. Zo heeft de veel gehanteerde term ‘quod non’ niet bepaald de voorkeur bij het hof;
  • dat geldt tevens voor onnodige toevoegingen. Iets wordt niet meer onwaar als u stelt dat het ‘volstrekt onwaar’ is;
  • denk na over verwijzing naar jurisprudentie. Een uitspraak van een kantonrechter kan zeker een inspiratiebron zijn voor het hof, maar moet niet als een leidende maatstaf worden gepresenteerd, anders dan een uitspraak van bijv. de Hoge Raad.