Op 1 en 23 juni 2022 organiseerde het Team Handelszaken van de Sector Civiel Recht van de Rechtbank Amsterdam bijeenkomsten voor advocaten met de titel: “Effectief Procederen”. AAB-redacteur Jeroen Wendelgelst nam deel aan de bijeenkomst van 1 juni en sprak daarover met Maurits Kalff, rechter in het Team Handelszaken en de coördinator voor de bijeenkomsten.

Tekst: Jeroen Wendelgelst

Op de bijeenkomst van 1 juni waren circa 70 advocaten aanwezig. Na een inleiding door Renée Vrugt, voorzitter van het Team Handelzaken en Maurits Kalff, volgde een presentatie door handelsrechters Quirine Falger en Janneke Bockwinkel en senior stafjurist Fred Wissink. Zij gingen dieper in op de werkwijze van rechters, hoe processtukken eruit zouden moeten zien en hoe de advocaat kan bijdragen aan een optimaal verloop van de zitting. Na gesprekken in kleinere groepen met advocaten, rechters en juridische staf werd de bijeenkomst afgesloten met een borrel.

Rechters willen hun ervaringen delen

Maurits Kalff legt uit: “Rechters merken dat de inrichting van processtukken of de proceshouding van partijen soms in de weg staat aan een effectief verloop van de procedure. Daarom is begin 2019 binnen het Team Handelszaken het idee ontstaan om onze ervaringen met de balie te delen. Wij hebben alle leden van het Team – rechters en stafjuristen – om input gevraagd. Dit vormt de basis voor de bijeenkomsten. Hiermee willen wij advocaten inzicht geven in hoe dossiers worden behandeld, waar rechters op letten, welke stukken zij soms missen en wat kan helpen om de rechter snel een juist beeld te geven van waar het in een zaak om gaat.” Volgens Kalff, die zelf tot 2017 advocaat was, benaderen advocaten een zaak anders dan rechters: “De advocaat vertelt een verhaal, geeft de feiten, wijst op de juridische gevolgen daarvan en vertaalt dit naar een vordering. De rechter werkt precies andersom: hij begint bij het petitum en stelt zich vervolgens de vraag wat er voor nodig is om de vordering te kunnen toewijzen.”

De Ware Pleiter

Teamvoorzitter Renée Vrugt opent de bijeenkomst met een citaat uit het boekje “De Ware Pleiter” van advocaat Johannes van der Linden uit 1827. “Van der Linden geeft aan hoe een advocaat in rechte zou moeten optreden. Dit boekje is na bijna 200 jaar nog steeds actueel.” Zij beschrijft de route die een zaak doorgaans volgt: “Na de Conclusie van Antwoord gaat het procesdossier naar twee stafjuristen die de zaak beoordelen op complexiteit en vereiste specialisatie. Daarna wordt de zaak toebedeeld aan een rechter, of bij meervoudige behandeling aan drie rechters, rekening houdend met specialisaties, het rooster en verhinderdata van partijen en advocaten.” De behandelende rechter krijgt het procesdossier circa 14 dagen voor de zitting om zich inhoudelijk voor te bereiden.

Opgeven verhinderdagen

Het plannen van een zittingsdatum blijkt soms lastig omdat advocaten vaak veel verhinderdagen opgeven. Vrugt: “Hierdoor kan het rooster niet optimaal worden benut en duurt het soms erg lang voordat een zaak op zitting komt. Advocaten zouden daarom alleen dagen moeten opgeven waarop zij écht zijn verhinderd, bijvoorbeeld omdat zij op dat tijdstip elders een andere zitting hebben.”

Val niet in herhaling

Volgens Vrugt verloopt een procedure efficiënter als een advocaat niet in herhaling valt. “U kunt er op de zitting van uitgaan dat de rechter alles recent heeft gelezen. Het is daarom niet nodig om dan nog te herhalen wat al in de processtukken staat. Dat geldt ook voor producties: brengt u geen productie in die de andere partij al heeft ingebracht, tenzij u meent dat deze onecht of onvolledig is. Tot slot helpt het als partijen duidelijk aangeven waarover zij het al eens zijn en wat nog in geschil is.”

Geen vechtersbazen

Handelsrechter Quirine Falger wijst erop dat rechters doorgaans oplossingsgericht zijn: “Rechters zijn geen vechtersbazen, maar relativerend en genuanceerd. Een advocaat die laatdunkend is over de tegenpartij zit echt op een andere golflengte dan de rechter. En doe op de zitting niet alsof de zaak al is uitgemaakt. De rechter doet aan waarheidsvinding en de zitting is daarvan een wezenlijk onderdeel.” Zij noemt de artikelen van oud-rechter Floris Bakel in Advocatenblad 2020, 8/9/10 en 2021 5/6/7: “Veel van wat op deze bijeenkomst aan de orde komt, is ook in die artikelen na te lezen.”

Duidelijk petitum

Senior stafjurist Fred Wissink adviseert advocaten om het petitum kort en krachtig te houden: “Het moet uit het petitum duidelijk zijn waar het uw cliënt om is te doen. Neem hierin geen overbodige informatie op.” Ook vraagt hij aandacht voor de ‘gebruiksvriendelijkheid’ van processtukken: “Vaak moeten delen daarvan worden gekopieerd, dus zorg dat deze gemakkelijk uit elkaar zijn te halen. Een processtuk moet daarentegen natuurlijk niet uit zichzelf uit elkaar vallen of dichtklappen als je zit te lezen, dus gebruik een goede hechting.” Tot slot beveelt hij aan producties te scheiden met genummerde, uitstekende tabbladen, zodat de rechter deze gemakkelijk kan terugvinden.

Oplossing centraal stellen

Handelsrechter Janneke Bockwinkel geeft aan dat voor de rechter conflictoplossing centraal staat: “Wat is het werkelijke probleem? Is dit opgelost met een beslissing over de vorderingen? Informeer de Rechtbank daarom ook over de doelen en wensen van uw cliënt, dat geeft meer ruimte voor een schikking.” Zij geeft verder aan wat in elk geval in de dagvaarding moet staan, zeker als sprake is van een meer complexe zaak: een introductie van de partijen, een uitleg van gebruikte technische begrippen en definities, een organogram als sprake is van meerdere verbonden vennootschappen of rechtspersonen en een tijdlijn van gebeurtenissen. Het is zeer belangrijk dat een partij voldoet aan de stelplicht en zich uitlaat over de bewijslastverdeling: “Vaak valt of staat een zaak hiermee.” Bockwinkel verwijst tot slot naar de SSR-cursus Vonnis schrijven die ook open staat voor advocaten.

Feedback in kleinere groepen

Vervolgens gaan de deelnemers in kleinere groepen uiteen om feedback te geven op de aanbevelingen en tips die tijdens het plenaire deel door de sprekers zijn aangereikt. Mijn groep praat hierover verder met rechter Falger en stafjurist Wissink. Punten die in onze groep aan de orde komen zijn onder meer de gevolgen van het niet-voldoen aan de substantiëringsplicht, het opgeven van verhinderdagen, het al dan niet acht slaan op te laat ingediende processtukken en de invloed van stellingen en verweren die een partij naar voren brengt buiten de formele processtukken om, bijvoorbeeld in correspondentie met de griffie of rolrechter over logistieke kwesties. Vanuit de aanwezige advocaten wordt aangegeven dat het uitbrengen van een summiere dagvaarding, waarin niet of nauwelijks wordt gereageerd op de verweren van de gedaagde, en het opgeven van een groot aantal verhinderdagen soms procestactiek kan zijn gericht op vertraging van de procedure. De rechter zou daar wat de aanwezigen betreft wel strenger tegen mogen optreden. Omvangrijke stukken die kort voor de zitting worden ingediend, zouden vaker moeten worden geweigerd, zeker als deze niet van recente datum zijn en dus eerder hadden kunnen worden ingediend. Dat geldt in het bijzonder ook voor laat ingebrachte opinies over rechtsvragen. Inhoudelijke argumenten die niet in de formele processtukken staan, zou de rechter altijd buiten beschouwing moeten laten.

Afsluiting

De borrel na afloop wordt goed bezocht en biedt goede gelegenheid om met rechters en collega-advocaten na te praten over de bijeenkomst.